結婚式の二次会の幹事を頼まれたら準備することは?やることリスト5つ

結婚式 幹事

「結婚式の二次会の幹事をお願いしたいんだけど」

こんな感じで結婚式の二次会幹事を突然頼まれたけど、正直何からどうすればいいのかわからない(泣)

こんな風に不安を抱えていませんか?
 
二次会幹事を任された皆さんの不安を解消するために、5組連続で二次会幹事を任された私が二次会幹事の準備で必要なことや、私の経験上でこれはやっておくと良い!!ということをまとめました。

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二次会幹事の準備の流れ

まず、二次会幹事を頼まれてから二次会当日までの流れを大まかに説明します。

1.新郎新婦・幹事同士の顔合わせ

2.会場の決定・会場との打ち合わせ

3.本番の企画作成

4.景品の準備や買い出し

5.当日の司会進行・運営

以上が二次会の幹事が行う準備の流れになります。

新郎新婦が求める二次会の雰囲気や企画内容にもよりますが、二次会の企画検討や準備に時間がかかるので3~4ヶ月前から二次会の準備を始めます。

これは私の体験談ですが、職場の先輩から結婚式二次会の2か月前に幹事を頼まれたことが有りましたが、準備の期間が短すぎて準備が結構大変でした(泣)

なので、、新郎新婦の方は早めに幹事をお願いするようにすると幹事側は非常に助かります。

では、ここから上記の1~5の準備内容について細かく説明していきます。

新郎新婦・幹事同士の顔合わせ

新郎新婦から幹事を頼まれたら、まずは新郎新婦と幹事同士の顔合わせを行います。

顔合わせ日程は基本的に新郎新婦が計画し幹事に伝え、当日は新郎新婦がその場を仕切ります。

顔合わせ

幹事のメンバーは大体4~6人ぐらいの場合が多いですが、新郎側・新婦側どちらも1人ずつしか頼んでいなくて2人しかいない場合や、新郎・新婦側合わせて1人で幹事をやれと頼まれた場合は即断るか、幹事の人数を増やしてもらうように頼みましょう!

企画の準備も大変ですが、当日の運営は最低3~4人程度はいないとめちゃくちゃ大変です!

打ち合わせ

顔合わせと簡単なあいさつを行ったら、新郎新婦と幹事のメンバーでの打ち合わせを行います。

結婚式の二次会は何でもかんでも幹事が決めていいわけではなく、あくまで新郎新婦が主役ですので新郎新婦側の希望をまずは確認しましょう。

新郎新婦からあらかじめ伝えてくれる場合もありますが、ある程度企画が完成した後で「あれもこれもしてほしい、あれはだめ」と言われて企画をもう一度練り直しになったらしんどいし、新郎新婦に対しても苛立ちを覚えてしまうかも知れません(笑)

最初の顔合わせの内に新郎新婦の希望は確認しておくことをオススメします。

新郎新婦に確認することリスト

以下に、実際に私が幹事をした時に新郎新婦へ確認している事をリストアップしたので参考にして下さい。

・二次会の会場の希望

・招待者の数や名前のリスト(早めに)

・どんな二次会にしたいか?二次会の時間や企画内容(やってほしいゲームなど)

・ケーキカットやファーストバイトの有無

・BGMは幹事で用意?新郎新婦で希望はあるか?

・景品は用意する?しない?(希望の景品)

・参加者の会費は大体どの程度まで抑えてほしいのか?

こんなに質問攻めしてもいいの?と思うかも知れませんが、むしろ質問攻めして下さい。

新郎新婦は式の準備もあるから、何回も打ち合わせに呼ばれたり、後々質問されたりすると逆に迷惑になるため初回の顔合わせで必要なことは全部確認しちゃいましょう。

それに最初にも言いましたが、後々に新郎新婦からあれこれ要望言われると幹事側も大変ですし、あくまで主役は新郎新婦なので主役の二人の要望は必ず抑えておきましょう。

顔合わせが終わったら、あとは幹事同士で週1~2回のペースでミーティングを開いて準備を行います。

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会場の決定・会場との打ち合わせ

会場決めは一番最初に取り掛かる必要があります。

なぜなら、後回しにしてしまったらどこも会場が抑えられないという最悪なケースが予想されるからです。

新郎新婦から会場の希望があれば、その会場を予約しましょう。

希望がなければ、幹事側で会場を決めます。

会場はどんな場所がいい?

結婚式の二次会はおしゃれなカフェやレストラン、結婚式場で行う場合がほとんどですが、結婚式場は新郎新婦が希望した場合のみになるので幹事が会場を探す時にはカフェかレストランで探しましょう。

もし、会場が結婚式場の場合は会場費がやや高くなりますが、プランナーの人が担当してくれるので色々と教えて楽ですし、設備は揃っています。

カフェやレストランで二次会を開催する場合は、以下のチェックポイントを確認して条件にあった会場を探しましょう。

会場を決める時のチェックポイント

・会場の広さ(予定している人数が収容可能か、ゲームや余興を行えるスペースはあるか)

・会場費(食事代合わせて会場費の値段はどのくらいかかるか)

・食事の内容

・マイクや照明・BGM・スクリーンやPC等は使用可能か

・景品を置く台などは借りれるか

・結婚式の会場からの距離や駐車場の台数(遠かったり・駐車場の台数があきらかに少なければ避けましょう)

上記のチェックポイントは会場決めの際に参考にして頂けると良いかなと思います。

会場が決まったら

会場が決まったら、お店の人と簡単に打ち合わせを行いお店からの注意事項や再度上記のチェックポイントの確認を行いましょう。

この段階では、細かい企画内容や参加者の確定人数は決まっていない場合が多いので、決まった段階で再度お店と打ち合わせをします。

企画内容や当日のスケジュール・参加者の人数は確定次第、紙に書いて店に渡します。

本番の企画作成

二次会の流れや企画内容を決めます。

ここは一番重要な準備となるので、抜けがないように幹事同士でしっかり話し合いましょう。

・本番のスケジュール

・会費の決定、参加者への案内

・余興をやるなら、新郎新婦の友人へ早めに依頼

・企画内容の決定・具体化

・必要な物品のリストアップ

・景品決め

・参加者リスト作成

・当日の運営方法、司会者や受付の役割分担

等々、決めることはたくさんあるのでひとつひとつ丁寧に計画してレジュメを作成していきます。

決めたことは全て紙に書くか、ワードやエクセルに打ち出してグループLINEに写メやデータで載せておけば幹事全員が確認できるので作業が進めやすいです。

二次会の当日までは時間があるようで、無いです!

優先順位を決めて、何時までに何を決めておかなければいけないかを先に考えておき、当日までに準備が間に合わない・・・なんて事にならないようにしましょう。

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景品の準備や備品の買い出し

具体的に企画が決まってきたら、ビンゴゲームの景品や会場の装飾品などを買いに行きましょう。

目玉商品や新郎新婦が用意してほしいと頼まれた景品はあらかじめ買っておくと安心です。

また、景品や備品を買うときは予算に注意しましょう。

<参加者から徴収する会費>-<新郎新婦の食事代>-<ケーキ代>=<残った金額>が景品や備品に回せるお金です。

私の体験談ですが、新郎新婦の食事代とケーキ代をすっかり忘れていて、景品に回すお金が途中で足らなくなり急遽、景品の数を減らしたこともあるので要注意です。

もし、予算が不足してしまったら幹事の責任なので間違っても新郎新婦に請求するなんて失礼なことがないようにしましょう。

当日の司会進行・運営

ここまでしっかりと準備ができたらあとは当日の運営をこなすだけです。

可能であれば二次会前日に幹事で集まり、翌日のスケジュール・本番の流れと担当を一から確認し、簡単にリハーサルを行うと良いでしょう。

受付は一気に人が来る可能性が高い(結婚式後にまとめてくるため)ので2~3人程受付の担当を用意しておきましょう。

司会の人は、慣れてる方はいいかもしれませんがそうでない方は大まかな台本と当日のスケジュールを手元に用意しておきましょう。

これらの準備ができていればまず問題ないです!

まとめ

ここまでのおさらいです。

・幹事と新郎新婦の顔合わせの時に、新郎新婦へ二次会で希望することを確認しておく

・会場選択は最優先に行い、会費や結婚式場からの距離など確認しておく

・本番の企画作成では、グループLINEを活用して全員が企画の進行状況確認できるように

・当日の運営がスムーズになるように事前の準備やリハ-サルを行っておく

結婚式の二次会の流れをざっと説明しましたが、二次会が成功して盛り上げるかどうかは「事前の準備」がしっかりできているかどうかでほとんど決まります!!

本番までの流れを確認して、幹事のみんなで仲良く協力して二次会を盛り上げてください!

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